Foreningens visjon

«Turn for alle, lengst mulig» 

Trondhjems Turnforening skal være en aktiv samfunnsaktør som skaper tilhørighet uansett alder, forutsetninger eller ambisjon.  Vi ønsker at flest mulig skal finne en glede i idretten i alle faser av sitt liv. 

Foreningens hovedmål

Trondhjems Turnforening skal være den ledende i Norge å tilrettelegge turnaktiviteter for barn, unge og voksne 

Foreningens verdier

• Tilhørighet 
• Glede 
• Ambisiøs 
• Inkluderende 
• Nytenkende 
• Stolt 

Foreningens målgrupper

For at vi skal lykkes med vår visjon må foreningen fremstå som en inkluderende, nytenkende og en ambisiøs forening som får sine målgrupper til å føle tilhørighet, være stolt og ha det gøy i turnhallen. 

1. Medlemmer (Barn, unge og voksne) 

2. Foreldre og foresatte til medlemmer 

3. Trenere og dommere 

4. Administrasjon og styret 

5. NGTF, NIF, idrettsråd og krets 

6. Media og næringsliv 

7. Myndigheter og Politikere 

8. Potensielle nye medlemmer 

Kommunikasjonskanaler

For å nå ut med korrekt informasjon til riktig person, i rett tid og på den riktige måten benytter vi flere kommunikasjonskanaler, avhengig av målgruppe. For at våre medlemmer, foresatte, trenere og samarbeidspartnere skal kunne nå riktig gruppe eller person i foreningen med informasjon eller spørsmål vil vi også bruke flere kanaler. 

1. E-post 

2. Spond 

3. Hjemmeside 

4. Offisielle møter 

5. Møteplasser 

6. Facebook 

7. Instagram 

8. Media 

9. Oppslag i turnhall (inkl. TV)  

Informasjon fra foreningen

Kontaktpunkter

Adresser og telefonnummer

Spond

Spond er foreningens hovedkanal for kontakt med medlemmene. Alle medlemmer og foresatte må registrere seg som bruker av Spond og sette seg inn i bruken. 

• Alle partier i Spond opprettes av administrasjonen. 

• Det er teamledere og hovedtrenere som har ansvar for at listene til enhver tid er oppdatert 
• Trenere skal ha profilbilde av seg selv med TT klær på. 

Trening og beskjeder: 

1. Alle treninger registreres i Spond, deltakeren inviteres til alle treninger og bekrefter deltakelse med «delta» eller «avslå» 

2. Trenere har ansvar for å ta opprop med lister i Spond på hver trening. Dette går raskere om alle allerede har bekreftet eller avkreftet deltakelse. 

3. Meldingstjenesten til Spond skal brukes til å sende melding til trener om man ønsker å formidle noe om sitt barn/ungdom eller seg selv. Meldingen sendes til den treneren eller trenerteamet det gjelder. 

4. For konkurransegruppene skal fravær begrunnes med melding når man «avslår» invitasjonen. 

5. Felles Informasjon fra en trener til en gruppe skal sendes i meldingsfunksjonen med trenerens profil. 

6. Felles Informasjon fra administrasjonen sendes i meldingsfunksjonen med TTs bruker. 

7. Trenerteam skal opprette meldingsgrupper for å bruke som kommunikasjonskanal med trenere/trenerteam på faste partier.  

8. Spond skal brukes som offisiell chattekanal både mellom trenere og fra trenere til gymnastgrupper. 

Konkurranser og samlinger: 

1. Konkurranser og samlinger skal legges til som ett arrangement med fast dato til aktuelle gymnaster.  

2. Gymnaster som skal delta på en konkurranse eller samling må svare «delta» og betale via Spond innen fristen som er satt. Dette er da en bindende påmelding. Reise og overnatting vil bli bestilt. 

3. Informasjon om bestilt reise og overnatting til konkurransen eller samlingen legges så ut under arrangementet seinest 14 dager før avreise. 

4. Link til arrangørens hjemmeside med startlister etc legges ut i arrangementet når dette er klart. 

5. Forespørsler og kommunikasjon rundt felles kjøring eller annen organisering av foreldre kan legges ut i kommentarfeltet på arrangementet. 

Egne arrangementer og dugnader:  

1. Egne arrangementer for eksempel juleoppvisning, klubbkonkurranse etc legges ut som arrangement i spond med eller uten betaling.  

2. Tidsplaner og annen aktuell informasjon for arrangementet legges ut i arrangementet 

3. Alle må trykke «delta» eller «avslå» og evt betale innen fristen 

4. Dugnader knyttet til arrangementer legges ut i arrangementet i Spond i tillegg til at dette sendes ut på e-post. 

5. Dugnad for turnkafé og hallvert sendes kun ut på e-post til de oppsatte medlemmene 

Innleggsiden/veggen på Spond: 

1. Veggen kan brukes for å gi en «hurtig» beskjed til alle i gruppen. 

2. Trenere kan bruke veggen i undergruppene til for eksempel å be om vikar eventueltt påminnelse om lønn, kurspåmelding eller annet.  

3. Når beskjeden på veggen ikke lengre er gjeldende, skal denne slettes.  

4. Foreldre som ønsker å organisere noe sosialt for gruppen kan opprette ett innlegg om dette.  

Felles informasjon til hele foreningen 

1. Foreningen vil sende ut felles beskjeder i meldingstjenesten på Spond i tillegg til at disse beskjedene også skal sendes på registret e-post. Kommentarfeltet skal ved slike beskjeder være stengt. 

E-post

• Foreningen sender E-post til medlemmer ved viktig informasjon som angår alle eller en hel partigruppe (for eksempel: gymlek) Disse beskjedene skal også sendes ut i meldingstjenesten til Spond.

• Foreningen sender ut informasjon om dugnadsvakter på E-post i tillegg til på Spond til spesielle arrangementer. Dugnader skal sendes ut minimum en uke før første vakt.

• Medlemmer og andre interesserte sender forespørsler til vår e-post på administrative spørsmål  

Nettside

www.trondhjemsturn.no er foreningens offisielle nettside. Nettsiden styres og oppdateres av administrasjonen. Nettsiden skal være en side hvor både medlemmer og andre målgrupper skal finne grunnleggende informasjon om foreningens aktiviteter, mål og planer. Vår nettside skal også bidra til åpenhet slik at all relevant historikk, rapporter og referater ligger lett tilgjengelig for alle.  
Nettsiden skal vise prioriterte utviklingsområder og synliggjøre den store aktiviteten og mulighetene i foreningen 

Sosiale medier

Trondhjems Turnforening skal være aktiv på sosiale media. Foreningen har en offisiell Facebook og Instagram side.  På sosiale media skal det publiseres nyheter, daglige opplevelser fra trening, markedsføring etc. 

Alle som har tilgang til foreningens brukere, enten i en periode eller over tid kan publisere bilder og aktiviteter tilknyttet foreningens aktiviteter. 

Hovedtrener har ansvar for at sosiale media oppdateres med innhold fra arrangementer der våre medlemmer er representert. Det skal lages innlegg fra både konkurranser, stevner og samlinger uavhengig av resultater eller hvem som deltar. Hovedtrener kan gi ansvaret over til en annen trener, gymnast eller forelder som får tilgang under aktuelt arrangement. 

Retningslinjer for bruk av foreningens sosiale kanaler

1. Det er utelukkende positiv informasjon som skal legges ut. 

2. Aldersgrensene som gjelder for sosiale media skal følges. 

3. Både utøvere og deres foreldre/foresatte oppfordres til å følge vår Facebook og Instagram side 

4. Foreningens logo skal kun brukes på den offisielle Instagram og Facebook side 

5. Publisering av bilder:  
   Den gylne regel: Spør først – publiser etterpå. Et samtykke i henhold til den enhver tid gjeldende lov skal foreligge før publisering av bilder og film gjøres. Det er viktig at bilder som legges ut, framstiller personene på en positiv måte.  

6. Den eller de personene som til enhver tid har administratorrettigheter, har ansvaret for at de gjeldende retningslinjer følges. 

Ansvaret til personene som har administratorrettigheter: 

• Etterleve og minne brukere på retningslinjene som er satt av TT 

• Fungere som moderator og fjerne upassende innlegg. 

Andre sider

Det finnes flere aktive og inaktive sider både på FB, IG og Tiktok som er laget av forskjellige grupperinger i foreningen som bruker foreningens navn. Dette er ikke offisielle sider under foreningen. Foreningen ønsker likevel en oversikt over disse sidene da de bruker navnet til foreningen og for at vi skal ha oversikt over hvilket innhold som postes på disse sidene som knyttes opp mot foreningen. Vi ber derfor om at alle sider som finnes og som evt opprettes rapporteres inn til administrasjonen. 

Vi minner også om at disse sidene ikke kan bruke foreningens logo.  Det er en fordel om innlegg tagges med #trondhjemsturn slik at den offisielle siden kan reposte evt innlegg. 

Møtesteder

Offisielle møter 

• Generalforsamling i mars hvert år 
• Styremøter 1. gang pr mnd 
• Foreldremøter for bredde legges ut på Spond som opptak før første trening 
• Foreldremøte konkurransegrupper ved semesterstart i januar og august 
• På foreldremøte i januar skal foreningens ledelse være representert i tillegg til trenerteamet 
• På foreldremøte i august er foreningen representert ved hovedtrener. 

Uoffisielle møteplasser

• En trener på bredde skal være tilgjengelig for samtale/spørsmål ved oppstart/avslutning av hver trening  
• Foreldrekafé for konkurransegruppene, dette skal organiseres av foreldregruppen på oppsatte faste dager. Minimum en fra trenerteamet skal være representert og tilgjengelig for evt spørsmål. Invitasjon legges ut under arrangementer i Spond 
• Trener-utøversamtaler for nivå 6 – 9 
• Kveldsmat for gymnastgrupper arrangeres av foreldregrupper på konkurransegruppene minimum en pr. semester. 

Media

Trondhjems Turnforening skal være synlig i både media og sosiale media. Ved arrangementer skal administrasjonen kontakte media for å dekke/ skrive om aktuell sak som kan være positiv for foreningen. 

Kjøreregler om du som medlem eller ansatt blir kontaktet av media: 

1. Avklar aller først om du er den rette til å svare på eventuelle spørsmål om gjeldende sak 

2. Er du usikker, be om å få ringe tilbake. Ta kontakt med daglig leder og avklar samtale med media. 

3. Du skal alltid opptre positiv til foreningen og snakke godt om foreningens medlemmer og aktiviteter til media 

4. Du har krav på å få vite hva media evt ønsker å bruke opplysningene dine til. 

5. Korriger uriktige fakta I spørsmålsstillingen eller allerede publisert redaksjonelt innhold. 

6. Be alltid om sitatsjekk (du har krav på å få opplest/tilsendt det du siteres på) – spesielt I kontroversielle saker 

7. Husk at personalsaker ikke er offentlige. 

Telefonfri sone

Hallene våre er telefonfrie soner for både utøvere, ledsagere og foresatte. Telefonen skal kun brukes i forbindelse med nødvendig kommunikasjon og etter avtale med trener. 

NB: Trenerne skal til enhver tid ha telefon tilgjengelig av sikkerhetsmessige årsaker. Trenerne fører også oppmøte og styrer musikk fra sine telefoner. 

Vær varsom-plakaten